Política de tratamiento de datos personales

I. GENERALIDADES: 

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de LYNX LANGUAGE EDITORIAL S.A.S.  (en adelante, “LYNX LANGUAGE SOLUTIONS”). En la presente Política se describen los mecanismos por medio de los cuales LYNX LANGUAGE SOLUTIONS garantiza un manejo adecuado de los Datos Personales recolectados y tratados en sus Bases de Datos, para las Finalidades aquí descritas, con el fin de permitir a los Titulares de estos el ejercicio del derecho de Hábeas Data. 

II. RESPONSABLE: 

LYNX LANGUAGE SOLUTIONS es una institución de educación no formal de enseñanza de idiomas domiciliada en Bogotá D.C. identificada con NIT 901.116.672-7, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

RAZÓN SOCIAL: LYNX LANGUAGE EDITORIAL S.A.S 

NIT:   901.116.672-7 

DIRECCIÓN: Cra. 13 # 93 35, Piso 6, Bogotá D.C., Colombia 

TELÉFONO: (+57) 301 5698355  

PÁGINA WEB: https://www.lynxlanguages.com/ 

 

III.    CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS:  

En las Bases de Datos de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, se almacena información general de cada uno de los clientes, proveedores, contratistas y colaboradores, los cuales, para el cumplimiento de la misión de la institución, se solicitará a titular de la información los siguientes datos: nombre completo, número y tipo de identificación, género, datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y/o móvil), y datos asociados a la profesión u oficio tales como educación, experiencia, premios, méritos, pasatiempos, intereses culturales, régimen aplicable a IVA, y régimen tributario aplicable a ICA y los que por ley se estipulen como Datos Personales y sensibles. En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la Base de Datos y de la relación laboral o comercial que tenga LYNX LANGUAGE SOLUTIONS con el Titular de los Datos, también se pueden almacenar imágenes, videos, historia laboral y/o académica, Datos Sensibles como datos relativos a la salud, en cumplimiento con las normativas legales y firmas.  

El Tratamiento de los Datos Personales, antes enunciados, que no sean de naturaleza Pública, se realizará con Autorización previa y expresa de los Titulares, de acuerdo con los criterios de Autorización establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y cualquier otra reglamentación que los modifique o adicione.  

IV. TRATAMIENTO:

Los Datos Personales que se encuentran en las Bases de Datos LYNX LANGUAGE SOLUTIONS son de carácter académico, trabajadores que se encuentren vinculados dependientes o independientes, personas que se encuentren interesados o que se encuentren recibiendo servicios de parte de la empresa, datos de sometidos a distintas formas de Tratamiento, como, recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, organización y eliminación; todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las reglamentaciones aplicables y de las Finalidades aquí establecidas.  

Los Datos Personales sobre los cuales LYNX LANGUAGE SOLUTIONS usará estos datos son los siguientes: 

a)desarrollo de funciones para el cumplimiento de la misión establecida por la institución conforme a los estatutos 

b) cumplimiento de las leyes que se aplican a instituciones no formales de educación, incluyendo los requerimientos que el Ministerio de Educación solicite o autoridades locales  

c) cumplimiento de las leyes aplicables a todos los colaboradores, ex empleados y futuros candidatos a cualquier oferta laboral requerida, incluyendo sus labores y seguridad social 

d) realización de mercadeo, publicidad y marketing de todos los programas institucionales, tanto de parte académica como consultorías 

e) mantener los datos de los ex estudiantes de la institución, esto con propósitos afines a la institución, 

 En todo caso, la entrega, Transmisión o Transferencia, se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.  

LYNX LANGUAGE SOLUTIONS velará por el correcto uso de Datos Personales de cada uno de sus clientes, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado. 

V. FINALIDADES:

1. GESTIÓN DE CLIENTES: 

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente. 
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de comunicación (incluyendo teléfono, mensaje de texto o mensajería instantánea, correo electrónico, entre otros). 
• Recibir información por parte de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente a través de cualquier medio o canal de comunicación (incluyendo teléfono, mensaje de texto o mensajería instantánea, correo electrónico, entre otros). 
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función. 

• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios propios del objeto social de LYNX LANGUAGE SOLUTION. 
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, de mercado, incluyendo contactar al cliente para estos fines. 
• Realizar encuestas de satisfacción concernientes a los servicios prestados por LYNX LANGUAGE SOLUTIONS. 
• Revisar y evaluar los resultados del cliente, como resultados del nivel de idioma obtenido 
  
  2. GESTIÓN DE PROVEEDORES: 

• Gestionar el proceso de vinculación del proveedor de acuerdo con los procedimientos contables, financieros y comerciales internos de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS. 
• Gestionar y fortalecer las relaciones comerciales o contractuales con el proveedor. 
• Revisar y evaluar los resultados del proveedor. 

• Ofrecer y prestar productos o servicios de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS o de terceros, a través de cualquier medio o canal de comunicación (incluyendo teléfono, mensaje de texto o mensajería instantánea, correo electrónico, entre otros). 
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales y/o de mercado a partir de los resultados del proveedor. 

 3.GESTIÓN DE PERSONAL: 

• Realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación de aspirantes. 
• Gestión de las relaciones laborales existentes con los trabajadores, o de las relaciones de prestación de servicios de contratistas y practicantes, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por LYNX LANGUAGE SOLUTIONS. Entre las cuales resaltamos las siguientes: 
• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato. 
• Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso. 
• Cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación laboral o comercial con LYNX LANGUAGE SOLUTIONS puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el ex colaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección. 

 

VI. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

Los datos personales serán tratados por LYNX LANGUAGE SOLUTIONS durante el término contractual o comercial en el que el Titular de estos tenga el servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, o hasta que revoque la autorización siempre que dicha revocatoria cumpla con lo establecido en la presente Política.      

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales LYNX LANGUAGE SOLUTIONS está realizando el Tratamiento.  
• Solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a LYNX LANGUAGE SOLUTIONS para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

• Ser informado por LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. 
• Solicitar a LYNX LANGUAGE SOLUTIONS la supresión de sus Datos Personales y/o, revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante lo anterior, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular; 
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

VIII.   OBLIGACIONES DE LYNX LANGUAGE SOLUTIONS: 

LYNX LANGUAGE SOLUTIONS hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las Finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y para las cuales el Titular ha dado su autorización, respetando, en todo caso, la Ley, en la cual se establece que deberá: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data; 
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en las condiciones previstas en la Ley; 

• Informar debidamente al Titular sobre la Finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada; 
• Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado; 

• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley; 
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley; 
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;  
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

 

1. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS 

Los Titulares de los Datos Personales podrán realizar consultas, quejas o reclamos (en adelante y en conjunto las “Solicitudes”) cuando lo requieran, a través de los mecanismos contemplados para tal fin en la presente Política. Las Solicitudes que realicen los Titulares deberán contener, al menos, la siguiente información:  

• Identificación del Titular o de quien esté realizando la solicitud, indicando nombre y número de identificación  
• Describir de forma clara los motivos de la solicitud especificando los hechos que se han presentado. 
• Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes 
• Indicar la dirección física o electrónica y número telefónico del Titular o de quien esté realizando la solicitud, a la que se deba notificar y enviar la respuesta. 
• Documentación que se quiera presentar como prueba  

 

1. CONSULTAS: 

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que tenga un interés legítimo, podrá solicitar información respecto a los Datos Personales objeto de Tratamiento, prueba de la Autorización de Tratamiento de Datos Personales, o sobre el Uso que se le está dando a los Datos Personales contenidas en alguna de las Bases de Datos de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS. 

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva Solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

1. RECLAMOS: 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La Universidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

1. Supresión de Datos Personales: En caso de requerir o solicitar la supresión parcial o total de datos personales, LYNX LANGUAGE SOLUTION analizará la solicitud para determinar si el titular tiene algún deber legal o contractual para lo cual sea necesario que permanezca en la base de datos y pueda proceder o no con la supresión del dato.  
2. Revocatoria de la Autorización de Tratamiento de Datos Personales: La revocatoria de datos personales procederá en todos los casos, salvo en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administre LYNX LANGUAGE SOLUTIONS 

1. CANALES DE ATENCIÓN: 

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, en aplicación de lo previsto en la Ley, podrá enviarse a través del siguiente medio, y será tramitado por el área de Gestión de Calidad de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS.

1. PÁGINA WEB: En la página web de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS, en la sección “CONTACTO”, seleccionando el servicio de interés “DATOS PERSONALES”  

1. CORREO ELECTRÓNICO: Los titulares de datos personales pueden presentar sus solicitudes de datos personales al correo electrónico info@lynxlanguages.com dentro de los términos establecidos por la ley. 

1. DEFINICIONES:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
• Dato Personal Privado o Íntimo: Son aquellos Datos Personales que por su naturaleza íntima o reservada solo interesan al Titular de la información. Para su Tratamiento se requiere Autorización expresa del Titular. Son ejemplos de Datos Personales Privados o Íntimos: el estrato, nivel de escolaridad, los datos de ubicación y contacto no asociados a la profesión o que no se encuentren en directorios públicos (teléfono y dirección de la casa), la fotocopia de la cédula, preferencias de consumo, entre otros.  

• Dato Personal Público: Son aquellos Datos Personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos, y para cuya recolección y Tratamiento no es necesaria la Autorización del Titular. Generalmente se encuentran contenidos en registros y documentos de carácter público. Son ejemplos de Datos Personales Públicos, el estado civil de las personas, su profesión u oficio, los datos contenidos en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, dirección y teléfono comercial, correo electrónico empresarial, entre otros. 
• Dato Personal Semiprivado: Son aquellos Datos Personales que no tienen una naturaleza íntima, reservada, pero tampoco pública, cuyo conocimiento o divulgación pude interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su Tratamiento se requiere la Autorización expresa del Titular. Son ejemplos de Datos Personales Semiprivados la información financiera y de carácter crediticio.  
• Dato Personal Sensible: Son aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Para su Tratamiento se requiere Autorización expresa del Titular, en donde se acepte específicamente el tratamiento de Datos Sensibles y se le dé la opción de no brindar dichos Datos. Son ejemplos de Datos Personales Sensibles, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, iris, reconocimiento facial), entre otros. 
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
• Ley: Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”; Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” (Compilado en el Decreto 1074 de 2015); y cualquier norma que las reemplace o modifique.  

• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 
• Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 
• Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal. 
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

 

XII. PRINCIPIOS

• Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. 
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta. 

XIII. VIGENCIA 

La Política de Tratamiento de Datos Personales de LYNX LANGUAGE SOLUTIONS está vigente desde Julio de 2021. LYNX LANGUAGE SOLUTIONS se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la Ley.